Su guía para el proceso de auditoría SMETA

¿Ha reservado o quiere reservar su primera auditoría SMETA pero aún no sabe muy bien qué es o cuál es el proceso? No se preocupe, nosotros le ayudamos.

Tanto si forma parte de la cadena de suministro de un minorista o de una marca y le han solicitado que realice una auditoría SMETA en sus instalaciones como si simplemente desea conocer el rendimiento de las normas sociales en su organización, a continuación le explicamos qué puede esperar del proceso de auditoría SMETA.

¿Qué es una auditoría SMETA?

Como ya sabrá, SMETA (Sedex Members Ethical Trade Audit) es una de las auditorías sociales más utilizadas en todo el mundo y utiliza la metodología de auditoría social de Sedex para evaluar los centros y examinar las condiciones de trabajo en la cadena de suministro de una organización.

SMETA se creó para permitir a los proveedores compartir un informe de auditoría con múltiples clientes, lo que ayuda a reducir la duplicación y la fatiga de la auditoría. Los informes SMETA se publican en el sistema SEDEX, lo que garantiza un intercambio de información transparente y eficaz. Las auditorías utilizan el Código Base de la ETI, que se fundamenta en los convenios de la Organización Internacional del Trabajo (OIT) y las leyes y normativas locales aplicables.

Las auditorías SMETA pueden realizarse sobre dos o cuatro pilares, en función de las necesidades de las cadenas de suministro. Los dos pilares obligatorios son las normas laborales y la salud y seguridad. Los dos pilares adicionales de una auditoría de cuatro pilares son Ética empresarial y Medio ambiente.

La última versión de SMETA, SMETA 7.0, se publicó en 2024.

¿Por qué necesito una auditoría SMETA?

Las auditorías de cumplimiento social realizadas por terceros en general pueden ayudar a las organizaciones a identificar problemas críticos en sus prácticas empresariales y capacitarlas para mitigar y gestionar los riesgos de la cadena de suministro. Existen varias razones por las que puede necesitar una auditoría SMETA en particular:

• Sus clientes pueden haberla solicitado para demostrar que cumple las normas éticas y que trabajar con usted no supone un riesgo para su reputación.
• Minimiza la fatiga de la auditoría, ya que puede compartir los resultados con varios clientes potenciales, reduciendo costes y ahorrando tiempo.
• Demuestra que está comprometido con un entorno de trabajo seguro y justo para sus empleados.

El proceso de auditoría SMETA:

Antes de su auditoría in situ, debe recibir y completar un paquete de información previo a la auditoría que contiene un Cuestionario de Autoevaluación (SAQ) y todos los detalles pertinentes para llevar a cabo una auditoría eficaz.

Reunión de apertura

Una vez que el auditor haya llegado al lugar, organizará una reunión de apertura con el equipo directivo para detallar el formato y el procedimiento. La auditoría es un proceso de colaboración y la implicación de la dirección durante la entrevista de apertura es una parte clave del mismo.

El auditor aclarará el objetivo de la auditoría y la norma o el código con los que se llevará a cabo, explicando los requisitos del Código Básico de la ETI y cualquier ley o normativa local pertinente. También:

• Volver a confirmar los documentos necesarios para la revisión
• Obtener un plano de las instalaciones para la visita
• Confirmar que se ha dado permiso para tomar fotografías
• Comprobar que todo el personal está al corriente de la auditoría y establecer que se les ha comunicado el Código pertinente.
• Reafirmar la política de ética empresarial del auditor o de la empresa auditora.
• Organizar entrevistas con los empleados y explicar el proceso

Los documentos de auditoría que necesitará

Entre los documentos que debe preparar previamente para su auditoría se encuentran:

• Documentación de los sistemas y procesos de gestión pertinentes
• Contratos de trabajo/acuerdos de empleo por escrito
• Manual del empleado y cualquier documento pertinente en el que se detallen las políticas de la empresa
• Una lista de todos los productos químicos y disolventes utilizados en la empresa.
• Registros de formación
• Permisos, licencias de explotación, certificados de operaciones, seguros, etc.
• Procedimientos de actuación en caso de emergencia, plan de evacuación y procedimientos de salud y seguridad.
• Registros de horarios y nóminas de los últimos 12 meses

Visita a las instalaciones

Tras la reunión de apertura, el auditor organizará una visita a las instalaciones para observar las condiciones físicas y su adecuación a las normas aplicables, así como para hacerse una idea de los problemas de salud y seguridad.

Por regla general, se debe permitir al auditor ver todas las zonas del emplazamiento y marcar el ritmo de la visita. La visita también ofrece la oportunidad de mantener conversaciones más amenas con la dirección y los empleados.

La producción y las operaciones normales deben continuar durante la visita para que el auditor pueda hacerse una idea de las condiciones de trabajo cotidianas y, por lo tanto, el auditor se esforzará por moverse por el lugar sin entorpecer la producción.

Entrevistas

Las visitas a las instalaciones son un aspecto importante de las auditorías de las SMETA, ya que permiten observar las prácticas que se llevan a cabo en ellas, pero igual de importante es la información que se obtiene de las entrevistas con los directivos y los trabajadores.

Entrevistar a los directivos puede arrojar luz sobre los procedimientos y las políticas que se aplican en el centro y permite a la dirección reflexionar sobre si se están aplicando eficazmente.

Una vez entrevistados los directivos, es importante entrevistar a los trabajadores, tanto individualmente como en grupo, para conocer sus experiencias y opiniones personales sobre las condiciones de trabajo en la empresa. El número de trabajadores a entrevistar estará en correlación con el total de empleados de la empresa. También es importante que durante estas entrevistas no esté presente ningún directivo u otro representante del centro de trabajo para que los entrevistados puedan hablar con mayor libertad.

Revisión de registros

El auditor también revisará toda la documentación solicitada previamente para garantizar el cumplimiento. La revisión de los registros confirmará tanto la información sobre el rendimiento en relación con las normas como la información obtenida de los demás elementos de la auditoría.

Reunión de cierre

Una vez que el auditor haya completado todo el trabajo de campo, incluida la comparación y corroboración de la información desarrollada a lo largo de la auditoría, se preparará un informe del plan de acción correctiva (CAPR) para facilitar el debate con la dirección durante la reunión de cierre.

El principal objetivo de la reunión de cierre es informar y acordar los resultados de la auditoría con la dirección y verificar su confirmación de los resultados mediante la firma del CAPR y los plazos acordados.

El auditor repasará

• Incumplimientos y causas fundamentales
• Posibles medidas correctoras de los incumplimientos
• Un calendario propuesto para corregir los problemas

¿Y ahora qué?

Una vez realizada la auditoría SMETA, debe recibir el informe de auditoría lo antes posible. Dentro de la red de empresas de Eurofins Consumer Products Assurance, puede obtenerlo en tan sólo cuatro días laborables. Su proveedor o cliente también puede recibir una copia del mismo. El informe también se cargará en la plataforma SEDEX, donde podrán acceder a él las entidades autorizadas por la instalación.

El informe de auditoría SMETA debe ofrecer una imagen completa y precisa de los hallazgos y de las medidas correctoras que deben adoptarse, en su caso. La plataforma SEDEX permite a las instalaciones demostrar las mejoras introduciendo pruebas de las medidas correctoras. En el caso de algunos elementos, una vez aplicadas las medidas correctoras, puede ser necesaria una auditoría de seguimiento. ¿Está listo para reservar su próxima auditoría SMETA? Descubra cómo podemos ayudarle.